Історичні джерела та їх використання/1/Деякі питання комплектування архівів документальними матеріалами
| ◀ Про роль державних архівів у розвитку краєзнавства | Випуск №1 Деякі питання комплектування архівів документальними матеріалами (І. В. Гарнага, Ф. П. Єсенков, Г. П. Романій) |
Про деякі питання передачі тексту документів радянського періоду ▶ |
|
|
У нашій країні діють сотні тисяч установ, організацій і підприємств. Нагромаджені у процесі їх діяльності документальні матеріали мають велике значення, вони відбивають героїчну боротьбу радянського народу за побудову комуністичного суспільства. Перед радянськими архівістами стоїть важливе завдання — виділити з маси архівних матеріалів ті, що служать джерелом для вивчення історії нашої країни, республіки, краю і т. д. Проте відбір і зберігання не завжди проводиться на науковій основі. В деяких установах, обласних і районних державних архівах нагромадилась велика кількість матеріалів, які втратили практичну цінність і лише займають місце в архівосховищах, в той час як справді цінні документи не використовуються, вони знаходяться в непристосованих приміщеннях, псуються і гинуть.
Архівними установами в останній час проведена певна робота в справі поліпшення комплектування державних архівів документальними матеріалами. Експертно-перевірні комісії архівних відділів облвиконкомів перед розглядом відбірних списків вивчають номенклатури справ провідних установ, описи документальних матеріалів постійного зберігання, а в окремих випадках перевіряють якість експертизи архівних документів на місці. Велику роль відіграє визначення нового строку зберігання довідкових матеріалів в діючих установах, зафіксованого в Положенні про Державний архівний фонд СРСР. Головне архівне управління СРСР розповсюдило в минулому році перелік фондів, які підлягають і не підлягають прийому в державні архіви.
Основною причиною недоліків, виявлених у комплектуванні документальними матеріалами держархівів, на наш погляд, є те, що архівісти мало займались розробленням теоретичних основ правил експертизи наукової і практичної цінності документів діючих установ. Працівники Московського історико-архівного інституту і Головного архівного управління СРСР не приділяли цьому питанню належної уваги, архівні ж відділи і державні архіви задовольнялись інструкціями і переліками, складеними без врахування всієї різноманітності матеріалів, що створюються в процесі діяльності установ.
Відомо, що кожною установою, організацією, підприємством створюються різні за своїм змістом і характером документи. Їх можна поділити на такі основні групи: 1) матеріали, що мають науково-історичне і політичне значення; 2) матеріали, що використовуються для потреб народного господарства і для роботи установи; 3) документи правового характеру; 4) довідкові матеріали.
Архівним установам слід звернути особливу увагу на зберігання і своєчасну передачу в держархіви матеріалів, що мають наукове і народногосподарське значення. Обласні і центральні архіви повинні комплектуватись в основному за рахунок цих матеріалів.
Далеко важче правильно вирішити питання про доцільність прийому в держархіви матеріалів, які довгий час використовуються або можуть бути використані самими установами. Практика використання цієї документації в обласних архівах показала, що ми переоцінили її значення. На нарадах архівістів нерідко можна почути, що господарські установи і планові органи не цікавляться матеріалами, які зберігаються в архівах, не використовують їх. Таке ставлення до архівних матеріалів ми вважаєм неправильним. Проте, хоч і були випадки недооцінки дійсно цікавих документів з боку окремих установ, головна ж причина відмови господарських організацій від використання архівних фондів полягає в тому, що більшість матеріалів їх втратила свою практичну цінність. Наприклад, у Хмельницькому облдержархіві зберігається багато схем, планів, креслень, кошторисів на будівництво шкіл, лікарень, клубів, будинків для адміністративних установ, майстерень. Про наявність в архіві цієї документації ми повідомляли відповідні господарські установи, однак вони нею не заінтересувались. Цього й слід було чекати, оскільки ця проектно-кошторисна документація застаріла. В наш час методи будівництва стали іншими, більш прогресивними, багато будов споруджується за удосконаленими, перевіреними на практиці типовими проектами. Проте було б помилково вважати, що взагалі документи проектних і будівельних організацій після закінчення будівництва і монтажних робіт втрачають будь-яку цінність. Значна частина цих матеріалів, що створюється тепер, на протязі довгого часу може використовуватись для потреб народного господарства. Але постає питання: чи зможуть обласні, міські й районні архіви розібратись в подібних матеріалах і давати рекомендації щодо їх практичного використання? Вважаємо, що ні, оскільки в архівах в основному працюють люди з гуманітарною освітою. Тому, очевидно, слід підтримати рекомендацію наукової ради Головного архівного управління СРСР про утворення Державного архіву технічної документації. Якщо такий архів буде створений, то для нього, треба думати, будуть підібрані працівники з технічною освітою, які зуміють дати правильну експертизу цінності, комплектування і використання проектно-технічної документації. Крім матеріалів проектних і будівельних організацій, в архів можна було б передавати проекти і паспорти машин, верстатів, приладів, матеріали науково-технічних досліджень, найважливіші документи заводських і фабричних бюро по впровадженню раціоналізаторських пропозицій і винаходів. Очевидно, архів технічної документації повинен мати своїх інспекторів при радах народного господарства. На інспекторів можна було б покласти обов'язки перевірки стану, умов зберігання, якості упорядкування і експертизи цінності технічної документації, що створюється на фабриках, заводах, будовах, в проектних організаціях, науково-дослідних інститутах. Обласні, міські і районні архіви могли б обмежитись прийомом лише звітів, доповідей, інформації протоколів і листування про хід та результати науково-дослідних робіт, про роботу проектних установ, бюро по використанню раціоналізаторських пропозицій і винаходів. Ці матеріали мають важливе науково-історичне значення.
Слід було б також обговорити питання про створення спеціального архіву при Міністерстві сільського господарства. Цей архів міг би приймати найважливіші документи про передовий досвід, науково-дослідну роботу в галузі економіки сільського господарства, полеводства, садівництва, тваринництва.
Ми торкнулись питання про доцільність організації спеціальних архівів для зберігання найважливіших документів, що мають загальнодержавне значення. Поряд з такими документами в установах, організаціях і на підприємствах створюється багато матеріалів, що мають, так би мовити, локальне значення. Часто така документація використовується лише тією установою, яка її склала. Так, наприклад, в колгоспах ведуться книги реєстрації сівозмін, сорто-насіннєві книги, які в більшості випадків мають значення лише для даного колгоспу. Тому, очевидно, такі й подібні їм документи можуть зберігатися в установах.
Значна частина документів установ і організацій має тільки довідкове значення. Це документи про особовий склад. В одних установах (адміністративних, громадських) їх створюється порівняно небагато, в інших (учбові заклади, підприємства, колгоспи) вони становлять 70–80% загальної кількості справ постійного зберігання. Ці матеріали будуть зберігатись в діючих установах на протязі тривалого часу, поки вони не втратять свого практичного значення. Перевірка стану відомчих архівів показала, що нерідко в установах довідкові матеріали 7–10-річної давності відсутні. І це в той час, коли архівні відділи і райархіви контролювали всі без винятку організації. Відомо, що повне збереження документів про особовий склад має політичне значення. Адже від наявності цих документів залежить, наприклад, своєчасне призначення пенсій. Відсутність довідкових матеріалів приводить до зайвої писанини, а в окремих випадках — до відмови органів соціального забезпечення у призначенні пенсії.
Для поліпшення справи збереження і правильного використання матеріалів про особовий склад слід видати спеціальні правила про видачу довідок за заявами трудящих, в яких вказати на значення довідкових матеріалів і визначити строки зберігання їх в діючих установах тощо. Очевидно, настав час покласти контроль за станом і використанням документів про особовий склад на органи соціального забезпечення і місцеві виконкоми Рад депутатів трудящих. До цієї справи потрібно було б залучити широку громадськість міст і районів, зокрема ради пенсіонерів, що створюються при районних та міських відділах соціального забезпечення, фабзавкоми, місцевкоми і їх виробничі комісії.
Сказане не значить, що архівні установи треба повністю звільнити від контролю за станом довідкових архівів. Але, треба думати, в майбутньому інспекторські функції архівних органів дещо скоротяться. Основним їх завданням буде — подання методичної допомоги установам, матеріали яких підлягають прийому в державні архіви, в упорядкуванні і використанні документальних матеріалів про особовий склад.
Назріла потреба спростити довідкову документацію в установах, організаціях і на підприємствах. Останнім часом у цьому напрямі дещо робиться. Так, на окремих фабриках і заводах замість особових справ ведуться картки, в яких вказуються дати прийому на роботу, переміщення по службі й інші дані. Такий порядок обліку роботи (стажу) слід було б ввести на всіх підприємствах і в установах та організаціях.
Необхідно також впорядкувати облік заробітної плати робітників і службовців. В багатьох установах система бухгалтерського і касового обліку грошових розрахунків дуже складна. Існують відомості нарахування заробітної плати, розрахункові відомості, особові рахунки та ін. Архівісту важко дати рекомендації відносно того, якими з перелічених документів зручніше користуватися в довідковій роботі. На наш погляд, Міністерству фінансів СРСР й іншим компетентним органам за погодженням з міністерствами соціального забезпечення союзних республік треба було б розробити інструкцію про ведення спеціальної книги обліку середньорічної заробітної плати робітників і службовців. Ця книга могла б бути розрахована на 5–15 років (в залежності від кількості робітників на підприємстві). За такої системи ведення обліку трудового стажу і заробітної плати відпала б необхідність зберігання іншої документації про особовий склад.
Такі основні принципи експертизи цінності документальних матеріалів і комплектування ними державних архівів з точки зору їх змісту. Важливим критерієм визначення наукової і практичної цінності документів є функції і масштаби діяльності установ. На цей фактор архівісти не можуть не звернути уваги. М. Р. Прокопенко у доповіді на засіданні наукової ради ГАУ СРСР[1] і В. С. Коновалова в статті «Питання перебудови діяльності державних архівів у галузі комплектування і наукової експертизи документальних матеріалів радянських установ»[2] показали, які наслідки викликає відсутність цілеспрямованості в прийомі документів на державне зберігання і недооцінка такого фактора, як роль фондоутворювачів у системі державних установ.
За масштабом діяльності значна частина установ, матеріали яких поступають у місцеві архіви, діляться на обласні, районні (міські) і сільські. З матеріалів цих установ найважливішими є документи, створювані в обласних організаціях. Вони розповідають про розвиток тієї чи іншої галузі народного господарства і культури всієї області. В них можна знайти і відомості про окремі райони і міста. Архівним органам треба особливо уважно стежити за правильним проведенням експертизи наукової і практичної цінності матеріалів цих фондоутворювачів. Важливими історичними джерелами є також документи основних районних і міських установ (виконкомів, їх відділів та ін.).
Проводячи підбір матеріалів для передачі державним архівам, не треба забувати про такий критерій визначення цінності, як походження документів. За своїм походженням документи кожної установи діляться на внутрішні і зовнішні. До внутрішньої документації належать матеріали, створені самою установою, до зовнішньої — матеріали, що надходять від підпорядкованих і вищестоящих організацій.
Найбільш поширена зовнішня документація низових установ — розпорядження й інші директивні матеріали вищестоящих установ. Вони показують роль керівних органів в організації роботи на місцях, у виконанні рішень партійних з'їздів і пленумів ЦК КПРС. Однак ці матеріали за своїм змістом не рівнозначні. Не кожний директивний документ є цінним. Ми ставимо питання в такому аспекті, чи в кожній установі треба зберігати важливі директивні матеріали. Ми не повинні недооцінювати важливості правильного розв'язання цього питання, оскільки часто директиви і циркуляри розмножуються в десятках, сотнях, іноді тисячах примірників, потім більшість їх поступає в архіви, займаючи місце в сховищах.
В діяльності радянських керівних установ увійшло в практику розсилання постанов, наказів й інших директивних матеріалів в усі безпосередньо підпорядковані організації, незалежно від того, стосуються ці документи однієї чи всіх установ, як один з засобів попередження помилок в роботі підлеглих установ або розповсюдження передового досвіду. Крім цих матеріалів, у підлеглі організації поступають директиви, що в тій чи іншій мірі стосуються їх діяльності. Такі документи становлять в середньому 90–95% загальної кількості директив. У переліках, виданих ГАУ СРСР і відомствами, директивні документи розбиті на дві групи: 1) що стосуються діяльності установи; 2) що не стосуються її діяльності. Навряд чи завжди приносить користь такий поділ матеріалів. Якщо вивчити зміст директив глибше, то виявиться, що вони в основному стосуються: 1) лише даної установи; 2) групи установ адміністративно-територіальної одиниці, в тому числі даної; 3) всіх підпорядкованих вищестоящому органу установ; 4) іншої установи і надіслані в дану установу для відома.
Ці групи треба мати на увазі при експертизі цінності циркулярних матеріалів усіх фондоутворювачів, оскільки ступінь цінності кожної з них в тому чи іншому випадку нерівнозначний.
Експертиза цінності матеріалів, що надходять від центральних установ в обласні, потребує особливої уваги. Справа в тому, що постанови і розпорядження центральних органів в основному попадають в облвиконкоми і їх відділи та управління. Лише в фондах обласних організацій дослідник, не виїжджаючи в центральні архіви, зможе знайти більш-менш повні комплекти директивних матеріалів центральних установ. Звідси треба зробити висновок — обласні установи повинні передавати в держархів всі директиви вищестоящих органів, що мають науково-історичне і політичне значення, за винятком постанов і циркулярів, які стосуються іншої області і надіслані для відома (група 4), 3 матеріалів 4 групи і директив, що мають лише оперативне значення, треба формувати окремі справи. Це полегшить роботу по відбору документів до знищення.
Частина постанов, наказів, циркулярів центральних органів надходить в районні і сільські установи. Оскільки облдержархіви прийматимуть ці документи в складі фондів обласних організацій, необхідність зберігання їх в складі фондів місцевих установ відпадає.
Крім матеріалів центральних органів, районні організації одержують директиви обласних установ. Треба взяти до уваги й те, що ці матеріали відкладаються в процесі діяльності обласних і районних установ. Виникає питання: в складі яких фондів їх приймати? Якщо ми залишатимемо директивні документи в складі фондів обласних органів, то досліднику, що вивчатиме історію району, доведеться переглянути всі фонди керівних організацій, а це значно утруднить його роботу. Якщо ж директивні матеріали включатимуться лише в фонди районних установ, то це створить труднощі для дослідників, які цікавляться областю в цілому. Але не тільки це треба брати до уваги. Головне — визначити, в якій установі може краще зберегтися весь комплекс директив обласного органу. Тут двох думок не може бути, кожному зрозуміло, що керівні матеріали, як правило, краще зберігаються там, де створюються. Отже, документи керівних органів в районних і міських установах можна знищувати. В окремих випадках районна установа може передавати в держархів лише найважливіші постанови і циркуляри обласних органів, що стосуються її або групи установ, у тому числі і даної (групи 1, 2).
Такий принцип слід застосовувати і по відношенню до сільських установ. Окремо треба сказати про директивні матеріали, які надходять на підприємства і до установ, підпорядкованих раднаргоспам та міністерствам.
В тих областях, де є раднаргоспи, можна знищувати переважну більшість директив, надісланих підприємствам, оскільки ці матеріали будуть передані в склад фондів раднаргоспів. Там, де раднаргоспів немає, очевидно, слід залишати матеріали, віднесені до 1–3 груп. Ці групи директивних документів треба включати і в склад фондів установ, підпорядкованих союзним і республіканським органам.
В останній час керівні архівні органи звертають увагу архівних відділів на серйозний підхід до роботи, пов'язаної з експертизою і прийомом так званого листування. Ми не випадково написали «так званого листування». Справа в тому, що листування, як його розуміють архівісти, в установах зустрічається дуже рідко. В сільрадах, колгоспах і на невеликих підприємствах ми можемо бачити лише листи окремих організацій. Можливо, ці установи й складають відповіді на листи, але про це слідів, як правило, не залишається. Якщо деякі архівісти вважають окремі справи підприємства, раднаргоспу чи колгоспу листуванням лише тому, що на обкладинці справи написано «листування з різними (чи керівними) організаціями», то вони помиляються. Фактично ніякого листування там немає, а є тільки рішення райвиконкому і розпорядження районних відділів про надсилку зведень, звітів і самі зведення й звіти. Деякі завідуючі райархівами правильно роблять, рекомендуючи розформовувати ці справи і створювати окремі одиниці зберігання — директиви і звіти. Слід сказати, що 99% документів, які надходять у місцеві установи від керівних органів й інших установ, є або директиви, або прохання про надсилку звіту, інформації, зведення, плану. Якщо важливі інформації і звіти ми залишаємо для зберігання, то листи з проханням надіслати їх — знищуємо. Однак це не значить, що цікавого листування взагалі немає. Хоч і рідко, але воно трапляється. Головне завдання установ і архівних органів полягає в тому, щоб серед величезної маси архівних матеріалів відшукувати цінні листи й відповіді на них і залишати для передачі на державне зберігання.
Як правило, листування стосується окремих питань, наприклад, соцзмагання, передачі передового досвіду, механізації виробничих процесів, науково-дослідної роботи, надання допомоги установі в тій чи іншій діяльності тощо. В деяких організаціях можна зустріти надзвичайно цікаві листи (або їх копії) виробничих колективів, громадських організацій, вчених, працівників культури нашої країни, установ зарубіжних соціалістичних країн. Ці документи — важливе джерело історичного дослідження і вони обов'язково повинні передаватись у державні архіви як матеріали науково-історичного і політичного значення.
До зовнішньої документації належать і плани, звіти, доповіді, інформації, зведення, що поступають від місцевих установ в керівні органи. Насамперед треба сказати, що ці матеріали є основним історичним джерелом для дослідників. Якщо іноді дослідник може обійтись без директивних документів (про керівну діяльність вищестоящих установ можна знайти матеріали і в газетах), то без звітної документації серйозне дослідження питання чи теми взагалі не можливе. Тому архівісти з усією серйозністю повинні підійти до питання визначення строку зберігання цих видів документів.
Після опублікування Головним архівним управлінням СРСР переліків установ, матеріали яких підлягають і не підлягають прийому в держархіви, стало ясно, в складі яких фондів приймати звітну документацію установ, віднесених до 1–4 груп. Залишилось неясним питання про те, в складі яких фондів повинні поступати звіти організацій, матеріали яких передаються в архіви. Вважаємо, що для усунення помилок в роботі по відбору звітної документації для передачі на державне зберігання слід брати до уваги умови зберігання їх в діючих установах, цінність, автентичність, час виникнення матеріалів, повноту фонду вищестоящих і підлеглих установ. Для прикладу візьмемо річні звіти сільськогосподарських артілей. Вони складаються в чотирьох примірниках. До 1961 р. їх направляли в районну інспекцію по сільському господарству, районний фінансовий відділ і обласне управління сільського господарства; один примірник залишали в колгоспі. У своїй статті В. С. Коновалова пише, що немає потреби приймати річні звіти колгоспів в складі матеріалів цих фондоутворювачів. Очевидно, слід погодитись з цією думкою, оскільки в сільськогосподарських артілях дійсно залишаються чернетки або не підписані відповідними особами примірники звітів. Тепер виникає питання, від кого приймати в обласні державні архіви річні звіти колгоспів — від районних установ чи від обласного управління сільського господарства? Як правило, обласні сільськогосподарські управління мають більше можливості якісно впорядкувати і забезпечити їх зберігання. Річні звіти колгоспів доцільно зберігати в обласній установі ще й тому, що архівний відділ завжди має можливість перевірити їх стан і якість упорядкування. Якщо й інші сільські установи надсилають свої плани і звіти в обласні органи, то їх теж слід передавати в архіви в складі фондів останніх.
Вирішуючи питання про прийом звітної документації на державне зберігання в складі матеріалів місцевих установ чи керівних органів, треба брати до уваги час їх складання і повноту фонду обласної установи. Іноді при перевірці стану архівів обласних установ виявляється, що матеріали збереглися неповністю, до того ж плани і звіти підлеглих установ знищені у відповідності з діючими переліками. Це значить, що перш ніж затвердити відбірні списки і описи матеріалів місцевих установ, архівний відділ повинен зібрати повні відомості про склад фондів керівної установи за всі післявоєнні роки. У випадку, коли звітної документації місцевих установ в обласній організації за даний період немає, її слід приймати в складі матеріалів безпосередніх фондоутворювачів. Взагалі за період Великої Вітчизняної війни і перші післявоєнні роки треба зберігати основні документи і в підлеглих і в керівних установах.
Велика кількість матеріалів надходить в обласні установи від районних організацій. В основному — це плани, звіти, доповідні записки, копії протоколів і рішень. Особливо багато цих документів надходить в облвиконком. Сюди надсилаються доповідні записки, акти й інші матеріали для розгляду їх на засіданнях виконкому, в облвиконком поступає основна документація, що створюється в райвиконкомах. Щоб прийняти правильне рішення відносно цих матеріалів, потрібно добре вивчити склад і зміст документації, яка відкладається в обласних і районних установах, не боячись дублетних матеріалів, якщо йде мова про документи особливої цінності. Так, річні звіти і доповідні записки райвиконкомів і районних відділів, протоколи районних нарад можна зберігати (а потім передавати в держархів) у складі фондів і районних і обласних установ. Але, очевидно, немає потреби приймати в складі фонду облвиконкому рішення і протоколи райвиконкомів. Можна зробити виняток лише для матеріалів сесій районних Рад депутатів трудящих, на яких обговорюються найважливіші питання розвитку економіки і культури районів. Ці документи облархіви можуть приймати від обласного і районних виконкомів.
Спинимося коротко на відборі внутрішньої документації на державне зберігання. Відносно експертизи цінності внутрішніх документів сільських установ ми вже говорили. В районних установах і на підприємствах необхідно залишати на постійне зберігання ті матеріали, які не надходять в обласні чи інші керівні органи. Однак, визначаючи строк зберігання цих матеріалів, треба звертати увагу на те, щоб в держархіви не попадали дублетні матеріали порівняно невеликої цінності і документи, зміст яких повторюється у зведених матеріалах. Тут треба дотримуватися принципу — на постійне зберігання залишати лише той документ, який дає щось нове у порівнянні з іншими. Правда, іноді буває так, що піврічний звіт дає більш повні відомості з того чи іншого питання, ніж річний. В такому випадку обидва документи треба включати в опис матеріалів постійного зберігання.
На нашу думку, потрібно внести зміни в ті розділи переліків, які стосуються фінансової документації, особливо найбільш цінної — річних фінансових планів і звітів. Згідно з переліками вони передаються в держархіви. Крім цих матеріалів експертні комісії залишають на постійне зберігання штатні розписи, головні журнали (книги), іноді книги обліку майна. Відомо, що майже кожна установа надсилає відомості про кадри вищестоящим органам. Якщо так, то навіщо тоді залишати на постійне зберігання штатні розписи? Очевидно, ці документи не треба приймати в держархіви. Порівняно невелику цінність мають головні книги і книги обліку майна. Немає потреби включати їх в описи матеріалів постійного зберігання.
В згаданих вище доповіді М. Р. Прокопенка і статті В. С. Коновалової критикувались недоліки в діяльності архівних відділів і облдержархівів у галузі комплектування, хоч, правду кажучи, ці недоліки в значній мірі допускались з вини відділів комплектування ГАУ СРСР і республіканських архівних управлінь. Переліки, видані Головним архівним управлінням і відомствами, забороняли знищувати матеріали ліквідованих установ, незалежно від того, чи мають вони наукове значення, чи ні. Міністерства і главки не давали вказівок установам, що ліквідовувались, про передачу документальних матеріалів тим організаціям, до яких перейшли їх функції. Тому обласні і районні архіви змушені були приймати матеріали таких установ, зокрема заготівельних і торговельних організацій.
Слід навести також порядок в справі передачі ліквідованими установами матеріалів у державні архіви. Треба, щоб міністерства й інші відомства своєчасно повідомляли архівним управлінням республік про ліквідацію установ тієї чи іншої системи для узгодження питання про місце дальшого зберігання документальних матеріалів. Очевидно, доцільно було б видати за підписами керівників відомств і республіканських архівних управлінь Накази, в яких вказувалося б: 1) порядок і строк передачі матеріалів в державні архіви і установи-наступники; 2) групи документів, що передаються в держархіви; 3) групи матеріалів, які можуть бути прийняті установами-наступниками для практичного використання і довідкової роботи. Копії цих наказів повинні надсилатись архівним відділам.
Час ввести таке правило: установи не можуть вважатись ліквідованими, якщо вони не подадуть у вищестоящі органи акти з належними підписами про передачу документальних матеріалів у державний архів і в установи-наступники. Бажано було б, щоб один примірник акта (або опису) про прийом документів установою-наступником поступав у відповідний архів. Ці акти архівні установи використовуватимуть для контролю за станом матеріалів, переданих в установи-наступники, а також у довідковій роботі.
В державні архіви і в установи-наступники матеріали повинні передаватись лише упорядкованими. А для цього необхідно створювати ліквідаційні комісії, які повністю відповідали б перед державою за приведення в порядок документальних матеріалів і передачу їх архівам. Видання наказів вищестоящими органами про впорядкування і передачу документів ліквідованих установ протягом 1–2 днів (а такі випадки мали місце) — явище неприпустиме.
У зв'язку з введенням в дію «Примірних списків установ, організацій і підприємств, матеріали яких підлягають і не підлягають прийому в держархіви СРСР» слід було б вивчити питання про порядок комплектування районних державних архівів. Як відомо, до 1961 р. райархіви приймали на зберігання матеріали всіх установ, що діяли на території даного району, за винятком підприємств союзного, республіканського і обласного підпорядкування, міжрайонних установ, районних уповноважених республіканських і обласних установ, військових комісаріатів. Виходило, що, наприклад, матеріали більшості підприємств, які розміщувались на території району, безпосередньо надходили в облдержархів, а фонди таких важливих установ, як районний виконавчий комітет і його відділи, — в районні архіви.
На наш погляд, слід було б дозволити обласним архівам, що мають вільну стелажну площу, приймати матеріали райвиконкомів і їх відділів від безпосередніх фондоутворювачів. Облдержархіви мали б можливість встановити контакт з цими установами, ставити їм єдині вимоги, сприяти якісному відбору і впорядкуванню документів.
Виникає питання, які ж матеріали повинні зберігатися в районних державних архівах? Вважаємо, що райархіви можуть приймати документи сільських рад, сільськогосподарських артілей, підприємств місцевого значення. З цих матеріалів райархіви періодично могли б передати облдержархівам ті документи, які не поступають в складі фондів вищестоящих установ. Так, наприклад, з матеріалів сільськогосподарських артілей в обласні архіви доцільно було б приймати протоколи загальних зборів колгоспників і засідань правління, при наявності — звіти правлінь артілей звітно-виборним зборам і колгоспні багатотиражки. Очевидно, не було б помилкою, якби райархіви передавали деякі з цих фондів у повному обсязі.
Можливо, корисно в районних архівах зберігати фонди тих установ, матеріали яких у відповідності з новими правилами комплектування не поступатимуть в обласні архіви, зокрема відділень «Сільгосптехніка», районних санітарно-бактеріологічних станцій, будинків культури, комітетів спортивних організацій, прокуратур, деяких шкіл, лікарень тощо. Таким чином, райархіви поступово перетворювалися б в архіви з постійним складом документальних матеріалів.
Важливо обговорити питання про зберігання листів трудящих. В них описуються різноманітні питання, є відгуки на події в нашій країні і за рубежем, дається оцінка діяльності установ і окремих працівників, висловлюються пропозиції щодо поліпшення керівництва народним господарством. Листи, як відомо, надсилаються виконкомам Рад, їх відділам, редакціям районних, обласних й інших газет. Звичайно, немає потреби зберігати всі листи і скарги, що надходять до виконкомів і їх відділів. Але, на наш погляд, частину цих документів доцільно було б приймати в архіви. До цього часу при експертизі цінності деяких груп однорідних матеріалів архівісти практикували залишення для постійного зберігання 2–5% загальної кількості документів даної групи, піклуючись, щоб кожний рік був представлений матеріалами. Неважко зрозуміти, що такий метод відбору не має нічого спільного з науковим підходом до експертизи цінності документів. Працівники Хмельницького облдержархіву, які брали участь у відборі на державне зберігання матеріалів Кам'янець-Подільського міського виконавчого комітету, вирішили залишити для передачі на державне зберігання всі листи за 1944–1945 рр. і 1953 р., а решту відібрали для знищення. Варто, на нашу думку, залишати на державне зберігання певні групи листів і скарг, зокрема листи і скарги, які стосуються питань основної діяльності установ, організацій, підприємств.
Іншим повинен бути підхід до листів, що надходять до редакцій газет. Ці документи набагато глибше і всебічніше висвітлюють події, факти. В них дослідник знайде живе слово учасників всенародної боротьби за побудову комуністичного суспільства. Якби всі листи трудящих публікувались, то про їх зберігання не могло б бути й мови, але ж відомо, що газета може друкувати лише невелику частину, а решта редакціями самостійно знищуються. На наш погляд, всі листи, що надходять до редакцій, повинні надходити у відповідні архіви, де може бути проведена експертиза цінності і впорядкування їх. Архіви витрачатимуть на проведення цієї роботи якийсь час, зате дослідники матимуть у своєму розпорядженні документи виключної цінності.
Кілька слів про роботу експертно-перевірних комісій архівних відділів. Як видно з звіту про роботу наукової ради Головного архівного управління[3], намічається перебудова роботи експертно-перевірних комісій архівних відділів з тим, щоб вони активно впливали на якість комплектування. Ідея сама по собі не може викликати заперечень. Однак наукова рада не врахувала того, що перебудувати роботу архівних відділів можна лише тоді, коли всі без винятку установи, матеріали яких підлягають прийому в держархіви, будуть забезпечені номенклатурами справ. Поки більшість установ не мають науково обгрунтованих номенклатур справ, про серйозні зрушення в роботі ЕПК не може бути й мови. Оскільки архівні відділи не знають, які матеріали створюються в установах, так чи інакше їм доведеться розглядати і відбірні списки, і описи.
Вважаємо, що тепер головним завданням архівних органів і державних архівів повинно бути надання допомоги установам у складанні номенклатур справ. Без них не може бути добре поставленого діловодства, якісно проведеної експертизи цінності документальних матеріалів, а ЕПК архівних відділів не зможуть здійснювати ефективний контроль за правильністю відбору матеріалів до знищення.
Ми говорили про комплектування державних архівів документальними матеріалами діючих установ, організацій і підприємств. Але є й інші джерела поповнення фондового складу архівів. Насамперед це матеріали, що створюються в процесі листування окремих осіб — депутатів, передовиків виробництва, наукових працівників, письменників, художників тощо. Нерідко зберігають важливі архівні матеріали музеї, учасники Жовтневої революції, громадянської війни, партизанського руху в роки Великої Вітчизняної війни. Необхідно було б також більш глибоко вивчити матеріали кожного архіву з метою визначити, які матеріали без особливої шкоди для даного архіву можна було б передати іншим архівним установам. Наприклад, у Хмельницькому облдержархіві порівняно добре збереглись постанови Ради Народних Комісарів і укази Президії Верховної Ради УРСР, що поступили в Кам'янець-Подільський обласний виконавчий комітет в 1938–1941 рр. Можливо, доцільно було б ці документи передати Центральному державному архіву Жовтневої революції УРСР, в якому, як видно з путівника, фонди республіканських установ за ці роки збереглись погано.
Настав час ширше розповсюдити позитивний досвід окремих архівів у поповненні фондового складу шляхом мікрофільмування найважливіших документів, що зберігаються в центральних й інших архівах країни. На Україні цією роботою вже кілька років займається Донецький облдержархів, і він досяг в цьому значних успіхів.
Донецька область, як складова частина Донбасу, є однією з найбільших індустріальних баз країни. Але в Донецькому облдержархіві зберігається лише 1705 фондів обсягом в 118 тис. справ, це в чотири рази менше, ніж в Вінницькому, і в 10 раз менше, ніж в Харківському облдержархівах. З фондів дореволюційного періоду є залишки матеріалів деяких заводів, кам'яновугільних шахт, міських управ, поштово-телеграфних контор, шкіл. Матеріали радянської епохи представлені лише фондами Донецького губвиконкому, Юзівського і Слав'янського повітвиконкомів, Маріупольського окрвиконкому і кількох підприємств та вищих учбових закладів. В архіві немає матеріалів таких крупних підприємств Донбасу, як Макіївський, Єнакіївський, Костянтинівський, Жданівський металургійні заводи, Новокраматорський, Старокраматорський, Горлівський, Донецький машинобудівні заводи. Не збереглися документи науково-дослідних інститутів, міських, районних і сільських Рад. Ці фонди загинули в роки Великої Вітчизняної війни.
У зв'язку з втратою багатьох архівних фондів було вирішено організувати виявлення матеріалів про Донбас в центральних архівах СРСР і УРСР. Розшук документів архів почав з Центрального державного історичного архіву СРСР в Ленінграді. В цьому архіві були відібрані для мікрофільмування матеріали про з'їзд вуглепромисловців Півдня Росії, про стан і роботу шахт, про заробітну плату робітників кам'яновугільних підприємств, будівництво залізничних ліній в Донбасі, страйки робітників. Архів уже одержав 10 846 кадрів мікрофільму.
Для поповнення архіву документальними матеріалами радянського періоду було організовано виявлення і мікрофільмування в ЦДАЖР СРСР. Працівники Донецького облдержархіву переглянули матеріали фондів Державної планової комісії при Раді праці і оборони СРСР, Наркомату вугільної промисловості, ВЦРПС, Центрального комітету профспілки гірників, Головного управління металургійної промисловості Півдня і Центру, Головтрубсталі, Головспецсталі, Головцинкосвинцю, Головмашмету, Головкоксу, Головметизу, Головного управління учбовими закладами. В цих фондах знайдено багатий матеріал про металургійні, трубопрокатні, коксохімічні заводи, про підприємства вугільної промисловості. При мікрофільмуванні цих документів виготовлено більше 80 тис. кадрів.
У Центральному державному історичному архіві УРСР вивчались в основному фонди міських ратуш, магістратів, воєводських і провінціальних канцелярій, предводителів дворянства, повітових землемірів, судів, які діяли на території, що увійшла в Донецьку область. Багато цікавих документів виявлено в фонді Ради з'їзду гірнопромисловців Півдня Росії і окружного фабричного інспектора Харківського округу. Тут знайдені матеріали з історії металургійних і машинобудівних заводів, про тяжке становище робітників і страйкову боротьбу.
В Центральному державному архіві Жовтневої революції і соціалістичного будівництва УРСР було переглянуто близько 30 фондів. У цих фондах знайдені документи про націоналізацію підприємств, про відбудову і розвиток промисловості Донбасу, про діяльність ревкомів, виконкомів і їх відділів. Архів замовив в ЦДАЖР УРСР мікрофільми в кількості 25 тис. кадрів.
Мікрофільми, одержані від центральних архівів СРСР і УРСР, широко використовуються архівістами і дослідниками. Кадри, що поступили з Центрального державного історичного архіву СРСР в м. Ленінграді, вивчались зав. відділом історії Донецького обласного відділення Товариства по поширенню політичних і наукових знань Лисянським при написанні роботи «Проникнення іноземного капіталу в промисловість Донбасу». Мікрофільмами, надісланими з ЦДАЖР СРСР, користувалась старший викладач Донецького педінституту Морозова для підготовки статті про народну освіту. Передбачається використання мікрофільмів музеями, заводами області. Отже, мікрофільмування архівних матеріалів сприяє використанню документальних джерел нашої країни в наукових і політичних цілях.
В процессе деятельности учреждений, организаций и предприятий ежедневно откладывается огромное количество документов. Установление научной ценности документальных материалов и пополнение ими государственных архивов — одни из самых важных и сложных вопросов, от разрешения которых зависит документальная база по истории социалистического и коммунистического строительства.
Документальные материалы, которые откладываются в процессе деятельности организаций, учреждений, предприятий, в зависимости от их ценности можно разделить на следующие четыре категории.
1. Материалы, которые имеют научно-историческое и политическое значение.
2. Материалы, которые используются для нужд народного хозяйства и для работы учреждений.
3. Документы правового характера.
4. Справочные материалы.
На основании изучения внешней и внутренней, документации можно сделать вывод о том, какие категории документальных материалов должны обязательно поступать в государственные архивы и какие из них после того, когда минует практическая необходимость, могут быть уничтожены. В статье также затрагиваются вопросы о путях восстановления утраченной документации.