день, звітів і самі зведення й звіти. Деякі завідуючі райархівами правильно роблять, рекомендуючи розформовувати ці справи і створювати окремі одиниці зберігання — директиви і звіти. Слід сказати, що 99% документів, які надходять у місцеві установи від керівних органів й інших установ, є або директиви, або прохання про надсилку звіту, інформації, зведення, плану. Якщо важливі інформації і звіти ми залишаємо для зберігання, то листи з проханням надіслати їх — знищуємо. Однак це не значить, що цікавого листування взагалі немає. Хоч і рідко, але воно трапляється. Головне завдання установ і архівних органів полягає в тому, щоб серед величезної маси архівних матеріалів відшукувати цінні листи й відповіді на них і залишати для передачі на державне зберігання.
Як правило, листування стосується окремих питань, наприклад, соцзмагання, передачі передового досвіду, механізації виробничих процесів, науково-дослідної роботи, надання допомоги установі в тій чи іншій діяльності тощо. В деяких організаціях можна зустріти надзвичайно цікаві листи (або їх копії) виробничих колективів, громадських організацій, вчених, працівників культури нашої країни, установ зарубіжних соціалістичних країн. Ці документи — важливе джерело історичного дослідження і вони обов'язково повинні передаватись у державні архіви як матеріали науково-історичного і політичного значення.
До зовнішньої документації належать і плани, звіти, доповіді, інформації, зведення, що поступають від місцевих установ в керівні органи. Насамперед треба сказати, що ці матеріали є основним історичним джерелом для дослідників. Якщо іноді дослідник може обійтись без директивних документів (про керівну діяльність вищестоящих установ можна знайти матеріали і в газетах), то без звітної документації серйозне дослідження питання чи теми взагалі не можливе. Тому архівісти з усією серйозністю повинні підійти до питання визначення строку зберігання цих видів документів.
Після опублікування Головним архівним управлінням СРСР переліків установ, матеріали яких підлягають і не підлягають прийому в держархіви, стало ясно, в складі яких фондів приймати звітну документацію установ, віднесених до 1–4 груп. Залишилось неясним питання про те, в складі яких фондів повинні поступати звіти організацій, матеріали яких передаються в архіви. Вважаємо, що для усунення помилок в роботі по відбору звітної документації для передачі на державне зберігання слід брати до уваги умови зберігання їх в діючих установах, цінність, автентичність, час виникнення матеріалів, повноту фонду вищестоящих і підлеглих установ. Для прикладу візьмемо річні звіти сільськогосподарських артілей. Вони складаються в чотирьох примірниках. До 1961 р. їх направляли в районну інспекцію по сільському господарству, районний фінансовий відділ
