ДСТУ 4163-2003/Вимоги до документів, що їх виготовляють за допомогою друкувальних засобів

◀ Вимоги до бланків документів та оформлювання документів

ДСТУ 4163-2003. Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів Вимоги до документів, що їх виготовляють за допомогою друкувальних засобів

Додаток А Схеми розташованості реквізитів документів ▶

Київ: 2003

7. ВИМОГИ ДО ДОКУМЕНТІВ, ЩО ЇХ ВИГОТОВЛЯЮТЬ ЗА ДОПОМОГОЮ ДРУКУВАЛЬНИХ ЗАСОБІВ

7.1 Документи виготовляють на конторській друкарській машинці або за допомогою комп'ютерної техніки. Подану у подальших положеннях розміри стосуються документів, які мають розмір шрифту 12—14 друкарських пунктів.

Окремі внутрішні документи, (заяви, пояснювальні й доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволено оформлювати рукописним способом.

7.2 Текст документів, надрукованих на папері формату А4, рекомендовано друкувати через 1,5 міжрядкових інтервали, а формату А5 - через 1–1,5 міжрядкового інтервалу.

7.3 Реквізити документа (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкують через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів «Адресат», «Гриф затвердження», «Гриф погодження» виокремлюють один від одного 1,5–2 міжрядковими інтервалами.

Приклад   ПОГОДЖЕНО

 Голова Державного комітету статистики України
 Підпис Ініціал(и), прізвище
 Дата

7.4 Реквізити документа відокремлюють один від одного 1,5–3 міжрядковими інтервалами.

7.5 Назву виду документа друкують великими літерами.

7.6 Розшифровання підпису в реквізиті «Підпис» друкують на рівні останнього рядка назви посади.

7.7 Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту тексту) — 73 мм (28 друкованих знаків).

Якщо заголовок до тексту перевищує 150 друкованих знаків (5 рядків), його дозволено продовжувати до межі правого берега. Крапку в кінці заголовка неставлять.

7.8 Оформлюючи документи, треба дотримуватися таких відступів від межі лівого берега документа:

- 12,5 мм — для початку абзаців у тексті;
- 92 мм — для реквізиту «Адресат»;
- 104 мм — для реквізитів «Гриф затвердження» та «Гриф обмеження доступу до документа»;
- 125 мм — для розшифровання підпису в реквізиті «Підпис»;
- не роблять відступ від межі лівого берега для реквізитів «Дата документа», «Заголовок до тексту документа», «Текст» (без абзаців), «Відмітка про наявність додатків», «Прізвище виконавця і номер його телефону», «Відмітка про виконання документа і направлення його до справи», назви посади у реквізитах «Підпис» та «Гриф погодження», засвідчувального напису «Згідно з оригіналом», а також слів СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, ВИРІШИЛИ, УХВАЛИЛИ, НАКАЗУЮ, ПРОПОНУЮ.

7.9 За наявності кількох грифів затвердження і погодження їх розміщують на одному рівні вертикальними рядками. Перший гриф — від межі лівого берега; другий — через 104 мм.

7.10 Якщо в, тексті документа йдеться про додатки або окремим абзацом є посилання на документ, що став підставою для його видання, слова «Додаток» і «Підстава» друкують від межі лівого берега, а текст до них — через 1 міжрядковий інтервал.

7.11 Тексти документів постійного оберігання друкують на одному боці аркуша. Документи зі строком зберігання до 5 років можна друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша.

7.12 Оформлюючи документи на двох і більше сторінках, друга та подальші сторінки мають бути пронумеровані.

Номери сторінок ставлять посередині верхнього берега аркуша арабськими цифрами без слова «сторінка» та розділових знаків.